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便民服務
::: 推行電話禮貌注意事項 瀏覽位置:便民服務推行電話禮貌注意事項
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一、 本局員工為處理公務,使用公務電話時,應言語溫和,表達清楚,以達到溝通觀念,加強服務之目的。

二、 電話鈴響,應儘速於鈴響三聲以內接聽。

三、 接聽電話時,首先應清晰報名「管理局您好」,各組室則報「組室名稱+您好」,為便於進一步洽談,不能確認來電者姓氏,請說「請教貴姓?」。

四、 接話時,如須耽誤較長時間,請說「請稍候」等禮貌用語,或請對方先留電話號碼再回電;暫停接話重回線上時,請說「讓您久等了。」。

五、 使用電話時,聲音大小適中,言詞語調應謙和有禮,不可有粗暴無耐之言語。

六、 如對方指定之接話人不在辦公室時,應告知接話人之去處(如在….開會、公出、請假等),而不得以「不在」、「下班了」或「沒看到」即掛上電話。同時應問明對方姓名、聯絡電話及事項,並儘速轉告該接話人,儘先回電。

七、 對方所提問題,如為業務承辦範圍,除涉及機密或內容尚有疑義外應具體、明確答復;如超越職權範圍,或非個人所能解答時,應先明確告知原因,或另請業務熟諳人員答覆,不可僅答覆「不知道」。

八、 對方所洽事項,非本單位業務時,應詳細告知對方應洽詢之承辦單位人員及電話(分機)號碼,轉接電話時請說「幫您轉接,請稍候」等禮貌用語。

九、 打電話時,應先說明己方單位、姓名。如撥錯號碼應先表示歉意。

十、 各級主管如發現同仁與對方有所爭執時,應主動接聽,了解情況,力求避免爭端,以維本局之良好形象。

十一、 結束談話時,請用禮貌性用語如「謝謝」、「再見」、「不客氣」等,並先讓來電者先掛電話。

十二、 使用電話時應回答簡明,尤不得占用公務電話聊天。
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維護組室:人事室 更新日期: 2017/12/26
 
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